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一般由以下几种原因造成：纸张和叠纸方式，扫描仪对于扫描的纸张有一定要求，太薄、太小、太厚或特殊材质的纸张易引起卡纸。刚刚打印或复印出来的纸张，由于静电作用，也易引起双张或卡纸。因此，放纸前要对纸张，进行整理和扇纸。握住文件两端使其弯曲，并往另一方向弯曲。反复数次后，将文件旋转90度，换一个方向扇松。

在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况严重的档案需进行托裱。扫描仪复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“F”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。一次校对为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。

扫描仪可以将表格识别直接还原成PDF、TIFF不压缩、JPEG等格式的文档。可以对图像嵌入横排文本和竖排文本，对表格文本进行自动排版分析。OCR软件主要是由图像处理模块、版面划分模块、文字识别模块和文字编辑模块等4部分组成。图像处理模块：主要具有文稿扫描、图像缩放、图像旋转等功能。通过扫描仪输入后，文稿形成图像文件，图像处理模块可对图像进行放大，去除污点和划痕，如果图像放置不正